分かりやすく伝えるためには?

分かりやすく伝えるためには?

今日、ある友人から本を紹介され、その際に「おすすめの本があったら紹介して下さい。」との話が出ました。

自分はおすすめの本として、『「分かりやすい表現」の技術』という本を紹介しました。

こちらの本は、「受け手」の方に、すっきりと理解してもらうための16個の「情報発信のルール」を、悪い例と改善すべき点を交えて説明している作品になります。

  1. おもてなしの心をもつ。
  2. 「受け手」のプロフィールを設定する。
  3. 「受け手」の熱意を見極める。
  4. 大前提の説明を忘れない。
  5. まず、全体地図を与え、その後、適宜、現在地を確認させる。
  6. 複数解釈を許さない。
  7. 情報のサイズ制限を守る。
  8. 欲張らずに、場合によっては詳細を捨てる。
  9. 具体的な情報を示す。
  10. 情報に優先順位をつける。
  11. 情報は共通項でくくる。
  12. 項目の相互関係を明示する。
  13. 視覚特性(見やすさ)を重視する。
  14. 自然発想に逆らわない。
  15. 情報の受信順序を明示する。
  16. 翻訳はことばでなく意味を訳す。

自分は一定期間で業務内容が変わるために、引継マニュアルを見る機会と作る機会がよくあります。

新しく担当する業務のマニュアルを読んでみても、内容が頭に入ってこないということがあり、「自分の理解力が不足しているのではないか」と思い悩んでしまうことがありました。
この作品を読むようになってからは、そのマニュアル自体が受け手に理解してもらうための心配りをしていないことが、内容を理解できない原因であると気付くことができるようになりました。

引継マニュアルを作る際、説明しないといけないことはたくさん出てくるのですが、どのような形で表現すれば良いかがまとまらないことがありました。
この作品を読むようになってからは、業務内容の前提知識のない方に「分かりやすい」形で伝えるかを意識して表現できるようになりました。

マニュアルに限らず、自分の伝えたいことを他の方に説明しなければいけないケースは、よくあると思います。常にそばに置いて、ことある毎に読み返していただくことをお勧めします。

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